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Mobile Zeiterfassung für den Außendienst per App

Mehr Zeit für Kunden. Weniger Zeit für Zettel

Ob beim Kunden, auf Montage oder unterwegs: Mit der Software ZWS Web und der Smartphone-App erfassen Ihre Mitarbeiter Arbeitszeiten gesetzeskonform, transparent und sekundenschnell. Fahrtzeiten, Pausen und Kundeneinsätze dokumentiert. Egal wo der Einsatzort liegt.

30 Tage kostenlos testen
Telefonische Fachberatung

Seit 1855.

Über 170 Jahre Erfahrung mit der Zeit.

ISO 27001 zertifiziert. DSGVO-konform.

Persönliche Ansprechpartner. Kein Callcenter.

Drei Wege, ein Ziel

Arbeitszeiten erfassen, egal ob beim Kunden, unterwegs oder in der Zentrale. ZWS Web passt sich Ihrem Außendienst-Alltag an.

Die Smartphone-App

Die mobile Stempeluhr in der Tasche. Arbeitsbeginn, Pause und Fahrtzeit mit einem Klick erfassen. GPS-Ortung optional.

Am Arbeitsplatz

Für Vor- und Nachbereitung im Büro, Home-Office oder beim Kunden am Laptop.

Terminal MATS

Der feste Anlaufpunkt in der Zentrale. Einchecken per RFID-Chip, wenn das Team ins Büro kommt.

Ihr persönlicher Sorglos-Service

Wir machen Ihr System startklar. Sie konzentrieren sich auf Ihre Kunden. Die Einrichtung mobiler Arbeitszeitmodelle muss nicht kompliziert sein. Mit unserem optionalen Sorglos-Service lehnen Sie sich zurück und wir übernehmen alles.

Komplette Einrichtung

Wir richten ZWS Web für Ihr Unternehmen ein: Arbeitszeitprofile, Fahrtzeiten, Pausenregelungen, Mitarbeiterdaten. Alles fix und fertig.

Persönliche Schulung

Ihr Außendienst erhält eine verständliche Einweisung in die App-Nutzung. Kein IT-Fachwissen nötig.

Dauerhafte Betreuung

Persönliche Ansprechpartner statt Callcenter. Neue Mitarbeiter anlegen, Profile anpassen, Fragen klären. Wir sind dauerhaft für Sie da. Softwareupdates inklusive.

Wir kümmern uns um die Technik. Sie kümmern sich um Ihre Kunden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

ZWS Web macht die Verwaltung Ihres Außendienstes einfacher und sicherer.

Mobile Erfassung

Arbeitszeiten direkt beim Kunden erfassen. Per Smartphone-App mit optionaler GPS-Ortung.

Fahrtzeiten & Pausen

Fahrtzeit, Arbeitszeit und Pausen getrennt dokumentieren. Automatisch im System hinterlegt.

Auswertungen

Tages-, Monats- und Jahresübersichten in Echtzeit. Automatischer Berichtsversand möglich.

Geschützte Daten

DSGVO-konform. Zertifizierte Cloud-Speicher. Alle Zugriffe protokolliert.

Intuitive Bedienung

Webbasiert, keine Installation nötig. Sofort einsatzbereit.

Alles inklusive

Regelmäßige Updates. Persönliche Ansprechpartner. Kein Callcenter.

Terminal MATS: Der feste Anlaufpunkt in der Zentrale

Wenn Ihr Außendienst ins Büro kommt, genügt ein kurzer Kontakt mit dem RFID-Chip. Das Terminal zeigt auf einen Blick Überstunden, Resturlaub und letzte Buchungen. Schnell, kontaktlos, ohne Login.
  • Einfach: Chip vorhalten oder PIN eingeben
  • Informativ: Stunden, Urlaub, Buchungen direkt am Display
  • Schnell installiert: Wand, Strom, Netzwerk. Fertig.
  • Optional: Auch komplett ohne Terminal nutzbar (per App oder PC)

Terminal MATS: Optional mieten statt kaufen.

Mehr über Terminal MATS erfahren

In 3 Schritten startklar

Wir machen den Einstieg in die mobile Zeiterfassung so einfach wie möglich.

1. Beratung & Bedarfsanalyse

Sie teilen uns Ihre Anforderungen mit: Wie viele Mitarbeiter sind im Außendienst? Wie viele Standorte? Wir analysieren Ihren Bedarf und erstellen den passenden Plan.

2. Setup & Schulung

Mit unserem optionalen Sorglos-Service lehnen Sie sich komplett zurück. Wir übernehmen die gesamte Konfiguration, legen Profile und Arbeitszeitmodelle an und schulen Ihr Team in der App-Nutzung.

3. Loslegen

Terminal MATS und App sind sofort einsatzbereit. Ihre Zeiterfassung läuft vom ersten Tag an.

Transparente Preise. Faire Konditionen.

ZWS Web Basic (Jahresabo)

2,78 €

pro Nutzer/Monat

Enthalten

  • Zeiterfassung am Terminal MATS
ZWS Web Basic Online (Jahresabo)

3,86 €

pro Nutzer/Monat

Enthalten

  • Mitarbeiter-Login + Zeiterfassung am PC
  • Optional am Terminal MATS

Funktionen ZWS Web Basic und Basic Online

  • Hinterlegung von Arbeitsprofilen und Pausenregelungen
  • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
  • Bearbeiten und Verwalten der erfassten Zeiten in Tages-, Monats- und Jahresübersichten
  • Automatisierter Versand von Monats- und Jahresberichten zu voreingestellten Terminen möglich

Add-Ons

Option Workflow

+ 1,13 € pro Nutzer/Monat

  • Genehmigungsverfahren für Urlaub, Gleitzeit und andere Abwesenheitsgründe
  • Ereignisse und Nachrichten

Option Mobil

+ 1,13 € pro Nutzer/Monat

  • Smartphone-App-Nutzung
  • Übertragung von GPS-Daten möglich

Option Premium

+ 1,65 € pro Nutzer/Monat

  • HR-Administratoren-Login
  • Mitarbeitergruppen-Administratoren-Login
  • Datenexport als CSV-Datei

Ihre Ansprechpartnerin

Frau Sandra Allgaier

Expertin Zeiterfassung

Telefon: 07720 8535-23
E-Mail: sandra.allgaier@buerk-mobatime.de

Sie haben Fragen oder möchten eine unverbindliche Beratung? Sandra Allgaier kennt die Anforderungen von Kindergärten und Kitas und findet mit Ihnen die passende Lösung.

Rückruf anfordern

Sicher. Zertifiziert.

Höchste Datenschutzstandards nach DSGVO. ISO 27001 zertifizierte Prozesse. Ihre Daten bleiben in Deutschland.

Hosting in Deutschland

Vollständig in Deutschland gehostet und betreut.

Datenschutz

Höchste Datenschutz-Standards nach deutschen Richtlinien.

ISO 27001 Zertifiziert

Informationssicherheit nach internationalem Standard

ISO 9001 Zertifiziert

Qualitätsmanagement in allen Geschäftsprozessen

Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Außendienst

Ist Zeiterfassung im Außendienst Pflicht?

Ja. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten lückenlos zu dokumentieren. Das gilt ausdrücklich auch für Mitarbeiter im Außendienst, auf Montage oder beim Kunden. Das Verfahren muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Eine digitale Lösung wie ZWS Web mit Smartphone-App erfüllt diese Anforderungen gesetzeskonform.
In der Regel ja. Fahrten zum ersten Kunden und vom letzten Kunden nach Hause gelten als Arbeitszeit, da Außendienstmitarbeiter ohne diese Fahrten ihre Tätigkeit nicht ausführen können. Auch Fahrten zwischen zwei Kundenterminen zählen zur Arbeitszeit. Anders kann es bei Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln sein, wenn die Reisezeit frei gestaltet werden kann. Die genaue Regelung hängt vom Arbeitsvertrag und den gesetzlichen Vorgaben ab. Mit ZWS Web lassen sich Fahrtzeiten als eigene Buchungsart erfassen und getrennt von der Arbeitszeit beim Kunden dokumentieren.

Zur Arbeitszeit im Außendienst zählen die Einsatzzeit beim Kunden, Fahrtzeiten zwischen Einsatzorten sowie die Fahrt zum ersten und vom letzten Kunden des Tages. Auch Vor- und Nachbereitungszeiten (z.B. Berichte schreiben, Material vorbereiten) gehören dazu. Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit. Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor: Ab sechs Stunden sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab neun Stunden 45 Minuten. ZWS Web dokumentiert all diese Zeiten getrennt und automatisch.

Mit der ZWS Web App auf dem Smartphone. Arbeitsbeginn, Pausen, Fahrtzeiten und Feierabend werden mit einem Fingertipp erfasst. Optional überträgt die App GPS-Daten, sodass Einsatzorte dokumentiert werden können. Die Daten fließen automatisch in die zentrale Verwaltung. Alternativ können Buchungen auch am PC oder am Terminal MATS in der Zentrale erfolgen.

ZWS Web Basic Online startet ab 3,86 € pro Nutzer und Monat (zzgl. MwSt.) im Jahresabo. Für die mobile Nutzung per App kommt das Modul „Mobil“ hinzu (+1,13 € pro Nutzer/Monat). Für ein Team von 20 Außendienstmitarbeitern mit App liegen die monatlichen Kosten bei unter 100 € netto. Ein individuelles Angebot erstellen wir gerne im persönlichen Gespräch.

Ja. In ZWS Web können Fahrtzeiten als eigene Buchungsart hinterlegt werden. So lassen sich Arbeitszeit beim Kunden, Fahrtzeit zwischen Einsatzorten und Pausenzeiten getrennt dokumentieren und auswerten. Das schafft Transparenz für die Lohnbuchhaltung und hilft bei der internen Kostenrechnung.

Nein. Die GPS-Übertragung ist ein optionales Feature und kann im System aktiviert oder deaktiviert werden. Die Nutzung muss den Anforderungen der DSGVO entsprechen: zweckgebunden, verhältnismäßig, und die Mitarbeiter müssen über Art und Umfang informiert werden. Viele Unternehmen nutzen GPS als Nachweis für Kundeneinsätze oder zur Tourenoptimierung, es ist jedoch keine Voraussetzung für die Nutzung von ZWS Web.

Ja. Die App ist besonders für Teams geeignet, die täglich bei wechselnden Kunden im Einsatz sind. Monteure, Servicetechniker und Handwerksbetriebe nutzen die Smartphone-App, um Arbeitszeiten direkt am Einsatzort zu erfassen. Die Buchung erfolgt mit einem Fingertipp, ohne umständliche Formulare oder Wochenzettel.
Beides funktioniert unabhängig voneinander. Für reine Außendienstteams reicht die Smartphone-App vollkommen aus. Das Terminal MATS ist eine sinnvolle Ergänzung, wenn Mitarbeiter regelmäßig in die Zentrale kommen und dort schnell einchecken möchten. Es zeigt auf einen Blick Überstunden und Resturlaub. Viele Unternehmen kombinieren App und Terminal.
Die größten Herausforderungen sind wechselnde Einsatzorte, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und die Akzeptanz neuer Systeme im Team. Eine gute Lösung muss daher mobil, einfach bedienbar und flexibel konfigurierbar sein. Genau hier setzt ZWS Web an: Die App funktioniert intuitiv, der Sorglos-Service nimmt Ihnen die Einrichtung ab, und persönliche Ansprechpartner sorgen dafür, dass Fragen schnell geklärt werden.

Darf die Verwaltung Ihres Außendienstes ab morgen einfacher sein?

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